8 Tipps und Tricks zu Google Sheets, die Sie garantiert produktiver machen

Die Office-Suite von Google hat sich seit ihrer Veröffentlichung sprunghaft weiterentwickelt, wobei Sheets und Docs zu starken Konkurrenten für die besten Android-Apps geworden sind. Insbesondere Bettwäsche ist ein großartiger Ersatz für die kostenpflichtigen Alternativen da draußen. Die zusätzliche Cloud-Synchronisierung und Interoperabilität mit den übrigen Cloud-Produkten von Google sind ein Sahnehäubchen.

Obwohl Sheets sicherlich leistungsfähig ist, kann es einschüchternd sein – besonders wenn Sie an etwas anderes gewöhnt sind oder noch nie mit Tabellenkalkulationen gearbeitet haben. Schauen wir uns in diesem Sinne einige raffinierte Tipps und Tricks an, die Ihnen helfen, das Beste aus Googles Excel-Killer herauszuholen.

ANDROIDPOLICE VIDEO DES TAGES 1. Wie man Spalten und Zeilen einfriert

Der Kontext ist wichtig, und wenn Sie mit Tabellen mit vielen Feldern arbeiten oder Ihren Desktop verlassen und nur einen kleinen Bildschirm zur Verfügung haben, kann es schwierig sein, zu wissen, was Sie sehen, wenn Sie mit dem Scrollen beginnen auf und ab und von Seite zu Seite. Es gibt einen besseren Weg. Anstatt nach oben zu scrollen, um den Kontext einer Tabelle in der Überschrift zu überprüfen, können Sie die Zelle, Spalte oder Zeile mit den Informationen, die Sie immer zur Hand haben, einfrieren.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Spalten und Zeilen in Google Tabellen einzufrieren. Um Zellen auf Ihrem Desktop einzufrieren, wählen Sie die Spalten oder Zeilen aus, die Sie einfrieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ihre Auswahl, klicken Sie auf Weitere Zellenaktionen anzeigen und dann auf Einfrieren.

Sie können auch die Griffe an den Innenkanten der Zelle oben links verwenden, um Zeilen und Spalten zu ziehen und einzufrieren.

Klicken und ziehen Sie den Ziehpunkt, bis die richtige Anzahl von Zeilen oder Spalten markiert ist.

So frieren Sie Zellen in Sheets für Android ein

Die Android-App Google Sheets ist praktischer, als es auf den ersten Blick scheint. Während einige Optionen – wie das Einfrieren von Zellen – etwas versteckter sind, sind sie immer noch da. Um Zeilen oder Spalten in Sheets für Android einzufrieren, markieren Sie die Spalte oder Zeile, die Sie einfrieren möchten, und gehen Sie dann wie folgt vor:

Tippen und halten Sie, bis Sie das Textformatierungs-Popup sehen. Tippen Sie im Popup auf die drei vertikalen Punkte, um weitere Optionen anzuzeigen. Scrollen Sie im Popup-Fenster mit den erweiterten Optionen nach unten und tippen Sie auf Einfrieren, um den markierten Abschnitt der Tabelle einzufrieren. Nachdem Sie auf Einfrieren getippt haben, tippen Sie auf das grüne Häkchen in der oberen linken Ecke des Bildschirms, um den Vorgang abzuschließen. 2. So beschränken Sie sichtbare Informationen mit Filtern in Google Tabellen

Manchmal, wenn Sie eine überwältigende Menge an Daten zu sichten haben, ist es sinnvoll, den sichtbaren Bereich einzuschränken, damit Sie – und Ihr Team – die Dinge verstehen können. Filter in Google Tabellen verringern die Informationsdichte, damit Sie bei dem, was Sie sehen, Kopf oder Zahl erkennen können.

Um einen Filter zu erstellen, wählen Sie den Zellbereich aus, den Sie filtern möchten, klicken Sie dann auf die Option Daten in der Symbolleiste und befolgen Sie diese Schritte:

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Option Filteransichten und klicken Sie dann auf Neue Filteransicht erstellen. Am oberen und linken Rand Ihres Blatts wird ein grauer Rahmen angezeigt, um anzuzeigen, dass eine Filteransicht aktiv ist. Stellen Sie den Filter ein. Wenn Sie mehrere Spalten im Filterbereich haben, können Sie die Filteroptionen für jede einzelne Spalte anpassen, indem Sie auf die drei horizontalen Linien in der obersten Zelle der Spalte klicken. Wählen Sie in den Spaltenfilteroptionen aus, was in den Filter ein- und ausgeschlossen werden soll. Die Ansicht wird automatisch aktualisiert, wenn Sie nach dem Anpassen des Filters auf OK klicken.

Die Möglichkeit, mit Filteransichten nach mehreren Werten oder Bedingungen pro Spalte zu filtern, macht es zu einem besonders leistungsstarken Tool zum Sortieren von Daten und zum Auffinden nützlicher Informationen. Alle von Ihnen erstellten Filteransichten werden ebenfalls gespeichert, sodass Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut anwenden können und Ihre Mitarbeiter ebenfalls darauf zugreifen und sie bearbeiten können.

3. So verwenden und erstellen Sie benutzerdefinierte Verknüpfungen in Google Tabellen mithilfe von Makros

Sheets verfügt bereits über eine Vielzahl von Tastenkombinationen, die Sie verwenden können, und Sie können sogar Browser-Shortcuts überschreiben, um die Einschränkungen der browserbasierten Erfahrung zu umgehen. Sie können Verknüpfungen in Google Tabellen anzeigen, indem Sie Strg+/ eingeben.

Es kann nur eine begrenzte Anzahl von Tastenkombinationen geben. Wenn Sie also einen Tag lang sich wiederholende Aufgaben in Sheets erledigen, sollten Sie in Erwägung ziehen, in die Sheets-Makrofunktion einzutauchen. Das Aufzeichnen von Makros in Sheets ist einfach, also schauen wir uns an, wie es geht. Wenn Sie sich auf einem Desktop im Tabellen-Editor befinden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Erweiterungen, um das Dropdown-Menü Erweiterungen zu öffnen. Bewegen Sie im Dropdown-Menü Erweiterungen den Mauszeiger über Makros und klicken Sie auf Makro aufzeichnen, um mit der Aufzeichnung Ihres Makros zu beginnen. Während Sie Ihr Makro aufzeichnen, können Sie eine beliebige Anzahl von Aktionen ausführen, die wiederholt werden müssen, wenn Sie es aktivieren. Arbeiten Sie so, als würden Sie die Aktion selbst ausführen. Fügen Sie beispielsweise Formeln ein, erstellen Sie Diagramme und sich wiederholende Aufgaben, die Sie normalerweise erledigen. Es ist wichtig, entweder Relative Referenzen oder Absolute Referenzen auszuwählen. Andernfalls erhalten Sie möglicherweise unerwartete Ergebnisse. Wenn Sie mit der Aufzeichnung Ihres Makros fertig sind, klicken Sie auf Speichern, um das Makro zu speichern, und verwenden Sie das Popup-Fenster, um eine Tastenkombination als Tastenkombination zuzuweisen, um es zu aktivieren.

Makros mit relativen Verweisen führen die Aktion basierend auf Ihrer Auswahl und den vorgenommenen Änderungen aus. Wenn Sie also ein Makro aufzeichnen, das Daten auf A1 und A6 bearbeitet, können Sie dieses Makro mit ausgewählter Zelle C1 anwenden und es bearbeitet die Daten auf C1 und C6. Ein Makro, das mit absoluten Referenzen aufgezeichnet wurde, nimmt nur Änderungen an den Zellen vor, in denen Sie das Makro aufgezeichnet haben, was bedeutet, dass ein Makro, das auf A1 und A6 aufgezeichnet wurde, immer nur A1 und A6 betrifft.

4. Wie man eine Serie in Sheets erstellt oder fortsetzt

Wenn Sie in Google Tabellen mit Datumsangaben und Reihen arbeiten, ist es nicht ungewöhnlich, dass Sie eine fortlaufende Liste erstellen müssen. Sheets gibt Ihnen die Möglichkeit, eine sequentielle Liste zu erstellen und Spalten oder Zeilen bei Bedarf automatisch mit Formeln zu füllen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Serie zu erweitern:

Wählen Sie die erste Zelle in der Reihe aus. Wenn es sich um eine fortlaufende Liste handelt, wählen Sie mindestens zwei Elemente aus. Um dieselbe Zahl, denselben Tag oder dieselbe Uhrzeit zu wiederholen, wählen Sie nur eine Zelle aus. Wenn die Zellen ausgewählt sind, sollten Sie ein kleines blaues Quadrat in der unteren rechten Ecke der letzten Zelle rechts unten von Ihrer Auswahl sehen. Klicken und ziehen Sie das blaue Quadrat, markieren Sie so viele Zellen, wie Sie mit der Reihe oder Formel füllen möchten, und lassen Sie los.

Wenn Sie ziehen, um eine Formel zu erweitern, wird die Formel relativ zur ursprünglichen Platzierung der referenzierten Zellen angewendet. Wenn Ihre Formel ursprünglich für A1 und A2 gilt, gilt sie durch horizontales Erweitern für B1 und B2 usw.

5. Aktivieren Sie die automatische Vervollständigung in Google Tabellen

Apropos Formeln und Reihen erweitern: Google Sheets verfügt über eine Autovervollständigungsfunktion, die erkennt, wann Sie eine Formel oder Reihe erstellen oder erweitern, und die nachfolgenden Felder automatisch ausfüllt. Sie können die automatische Vervollständigung aktivieren, indem Sie zu Extras gehen, den Mauszeiger über die automatische Vervollständigung bewegen und die Option Automatische Vervollständigung aktivieren aktivieren.

Wenn die automatische Vervollständigung aktiviert ist, erkennt Sheets, wenn Sie eine Reihe eingeben, und fordert Sie mit Vorschlägen auf, die Sie bestätigen oder ignorieren können.

6. So legen Sie die bedingte Formatierung in Sheets fest

Die bedingte Formatierung ist eine großartige Funktion, um Informationen in einer informationsreichen Tabelle visuell zu organisieren. Mit Google Sheets können Sie mehrere Regeln festlegen, die auf eine Zelle oder einen Zellbereich angewendet werden. Sehen wir uns an, wie Sie die Funktion zur bedingten Formatierung auf einem Desktop verwenden:

Öffnen Sie ein Dokument in Google Tabellen und wählen Sie alle Zellen aus, auf die die bedingte Formatierung angewendet werden soll. Klicken Sie bei aktiver Auswahl mit der rechten Maustaste in die Auswahl – möglicherweise müssen Sie zuerst nach unten scrollen und den Mauszeiger über Weitere Zellenaktionen anzeigen bewegen – und klicken Sie auf Bedingte Formatierung, um den Bereich Regeln für bedingte Formatierung auf der rechten Seite des Bildschirms zu öffnen. Im Bereich Regeln für bedingte Formatierung können Sie die Regeln definieren, die auf die Reihe von Zellen angewendet werden sollen. Wählen Sie mithilfe der Registerkarten oben im Regelbereich aus, ob Sie einen Farbverlauf oder eine einzelne Farbe für Ihre Regel wünschen. Wenn Sie im vorherigen Schritt einen Farbverlauf ausgewählt haben, können Sie aus mehreren Variablen und Farben auswählen, um jeden Punkt im Farbverlauf darzustellen. Wenn Sie eine einzelne Farbe ausgewählt haben, verwenden Sie die Dropdown-Liste Formatregeln und das Textfeld, um festzulegen, wann die Regel eine Zelle formatiert. Dies kann alles sein, von der Überprüfung, ob bestimmter Text in der Zelle vorhanden ist, bis zur Validierung, dass der Wert innerhalb eines vordefinierten Bereichs liegt. Nachdem Sie Ihre Farbe und Regel ausgewählt haben, wird Ihre Formatierung automatisch angewendet. Sie können weitere Regeln hinzufügen, indem Sie auf Weitere Regel hinzufügen klicken und den Vorgang wiederholen. 7. So kürzen und bereinigen Sie Daten in Google Tabellen

Möglicherweise verfügen Sie über Daten aus einer unvollkommen formatierten Quelle, beispielsweise einer Tabelle auf einer Website oder einer Reihe von Kontaktanfrageformularen auf einer Website oder Umfrage. Wenn Sie Ihre Eingabe aufpolieren möchten, um die Informationen zu verschönern und sie in Situationen einsatzbereit zu machen, in denen der Text korrekt formatiert werden muss, verwenden Sie die Funktionen TRIM und CLEAN.

CLEAN entfernt alle nicht druckbaren Zeichen aus dem definierten Bereich. TRIM entfernt Leerzeichen am Anfang und am Ende des Textes sowie alle wiederholten Leerzeichen innerhalb des Textes in einem bestimmten Bereich. Um sie zu verwenden, geben Sie =CLEAN(range) oder =TRIM(range) ein, wobei range die Zellen sind, die Sie korrigieren möchten. Der korrigierte Text wird in der Zelle angezeigt, in die Sie die Formel eingefügt haben.

Dropdown-Menüs sind besonders hilfreich, wenn Sie die Informationen in einer Zelle auf einen vordefinierten Datensatz beschränken möchten. Wenn Sie einen vordefinierten Satz von Antworten oder Zuständen haben, können Sie den Fortschritt von Projekten automatisch verfolgen und Daten mithilfe von Formeln und sehr wenig menschlichem Eingreifen sammeln.

Um ein Drop-down-Menü in Google Tabellen zu erstellen, verwenden Sie die Datenvalidierungsfunktion. Sie können auf die Datenvalidierungsoptionen zugreifen, indem Sie eine Zelle oder einen Bereich auswählen, mit der rechten Maustaste klicken und dann Datenvalidierung auswählen.

Wählen Sie im Popup-Fenster „Datenvalidierungsoptionen“ im Dropdown-Menü „Kriterien“ die Option „Liste der Elemente“ und verwenden Sie dann das Feld rechts neben dem Dropdown-Menü „Kriterien“, um die Werte einzugeben, die Sie im Dropdown-Menü in Ihrem haben möchten ausgewählte Zellen. Jede Option muss durch ein Komma getrennt werden. Stellen Sie abschließend sicher, dass das Kontrollkästchen Dropdown-Liste in Zelle anzeigen aktiviert ist, um das Dropdown-Menü zu aktivieren.

Nachdem Sie Ihre Werte definiert und die Datenüberprüfungsoptionen konfiguriert haben, klicken Sie auf Speichern, um die Dropdown-Liste zu erstellen.

Steigern Sie Ihre Produktivität

Ganz gleich, ob Sie mit riesigen Datensätzen arbeiten oder einfach nur versuchen, Ihre monatlichen Ausgaben zu Hause auszugleichen, Sheets kann Ihnen dabei helfen, Ihre Erfahrung erheblich zu verbessern und Ihre Fähigkeiten zu verbessern. Wenn Sie ein begeisterter Benutzer von Sheets sind, werden Sie bemerkt haben, dass die Android-App selbst auf dem größten Smartphone ziemlich umständlich ist.

Wenn Sie also versuchen, auf einem besonders langen morgendlichen Arbeitsweg produktiv zu bleiben oder einen Arbeitsurlaub planen, ist es vielleicht am besten, sich ein solides Android-Tablet zuzulegen, anstatt sich Spannungskopfschmerzen zu bereiten, wenn Sie auf Ihren Telefonbildschirm schielen.